Kara umowna jest dodatkowym zastrzeżeniem, wprowadzanym do umowy w ramach obowiązującej w polskim prawie zasady swobody kontraktowania, przewidującym zapłatę określonej sumy z tytułu naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Jest ona uregulowana w art. 483 – 484 Kodeksu cywilnego i ma na celu wzmocnienie więzi powstałej między stronami w wyniku zawartej przez nie umowy, służąc zagwarantowaniu ścisłego wykonania wynikających z niej zobowiązań. Kontrahenci, godząc się na karę umowną, udzielają tym samym sobie wzajemnie rękojmi jej wykonania.
Zapłata kary umownej stanowi w pewnym sensie automatyczną sankcję przysługującą wierzycielowi w stosunku do dłużnika w wypadku niewykonania przez niego lub nienależytego wykonania zobowiązania z przyczyn, za które ten ostatni w pełni odpowiada, a więc ponosi za ten stan rzeczy ewidentną winę.
Opisana powyżej konstrukcja prawna kary umownej wskazuje, iż pełni ona przede wszystkim funkcję kompensacyjną. Zmierza ona bowiem do zlikwidowania wszystkich negatywnych dla wierzyciela konsekwencji wynikających z naruszenia zobowiązania przez jedną ze stron zawartej umowy. Znacząco wzmacnia ona przede wszystkim pozycję wierzyciela i pełni funkcję dyscyplinującą wobec dłużnika.
Funkcjonalność kary umownej polega na tym, iż radykalnie ułatwia ona uprawnionemu dochodzenie naprawienia szkody, jakiej doznał on wskutek naruszenia przez jego kontrahenta postanowień łączącego ich kontraktu. Jest to następstwem tego, iż podstawą zastosowania i naliczenia kary umownej jest tylko i wyłącznie niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania przez kontrahenta.
Bardzo istotne jest to, iż uprawnienie do dochodzenia i egzekwowania kary umownej uzależnione jest jedynie od ziszczenia się warunków przewidzianych w tym zakresie w treści samej umowy. Najczęściej należą do nich niewykonanie zobowiązania w oznaczonym terminie lub też w określony sposób.
Podkreślenia wymaga fakt, iż dla zastosowania kary umownej nie jest istotne, czy szkoda faktycznie została przez wierzyciela poniesiona i jakiej jest wartości. Jej naliczenie w zastrzeżonej wysokości jest od tego czynnika całkowicie niezależne i następuje nawet wtedy, kiedy wierzyciel nie poniósł żadnych negatywnych konsekwencji z tytułu zachowania dłużnika. Oznacza to, że zastrzeżenie kary umownej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nie zwalnia dłużnika z obowiązku jej zapłaty nawet w przypadku, gdy wykaże on, że wierzyciel nie poniósł szkody. Wynika to fakt, iż z punktu widzenia wierzyciela samo niewykonanie zobowiązania jest szkodą, zaś umówiona kara służy w sposób ogólny jej naprawieniu. Pamiętać jednak przy tym trzeba, iż żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej nie jest dopuszczalne, chyba że strony postanowiły inaczej.
W przypadku, gdyby zastrzeżona kara umowna była mniejsza niż rzeczywista szkoda poniesiona przez wierzyciela, a ten nie zastrzegł w umowie prawa do żądania odszkodowania przenoszącego jej wysokość, wówczas nie może on żądać takiej rekompensaty.
Zaznaczyć trzeba, iż co do zasady, kara umowna nie będzie przysługiwała stronie, której kontrahent nie wykonuje lub wykonuje nienależycie zobowiązanie, jeśli jest to skutkiem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności, na przykład wskutek wystąpienia tzw. siły wyższej.
Musisz także wiedzieć, że dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania poprzez dokonanie zapłaty samej kary umownej.