Stwierdzenie nabycia spadku przed notariuszem następuje poprzez wydanie przez niego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Procedurę notarialnego poświadczania dziedziczenia reguluje ustawa z dnia z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (j.t. Dz. U. z 2022 r., poz. 1799 z późn. zm.). Zgodnie z nią, notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego.
Nie jest dopuszczalne sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia:
- na podstawie testamentów szczególnych, a więc ustnych, podróżnych oraz wojskowych,
- gdy w toku spisywania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone,
- gdy spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej, albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą,
- w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
Do uczestniczenia w postępowaniu przed notariuszem uprawnione są tylko i wyłącznie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Odrzucenie spadku lub zapisu windykacyjnego oraz uznanie za niegodnego dziedziczenia powoduje utratę takiego statusu.
Czynnością wstępną jest sporządzenie przez notariusza protokołu dziedziczenia, przy czym na wniosek osoby zainteresowanej może on najpierw sporządzić, przy jej udziale, jego projekt.
Poza tym, w razie złożenia testamentu notariusz dokonuje jego otwarcia i ogłoszenia, chyba że nastąpiło to już wcześniej. Z czynności tych sporządza się odpowiedni protokół.
Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do:
- istnienia w danym przypadku jurysdykcji krajowej,
- treści właściwego prawa obcego,
- osoby spadkobiercy i
- wysokości udziałów w spadku,
- a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny – także co do osoby, na której rzecz której to nastąpiło i jego przedmiotu.
Sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia notariusz niezwłocznie wpisuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do rejestru aktów poświadczenia, prowadzonego przez Krajową Radę Notarialną. Adnotację o tym umieszcza się na akcie poświadczenia dziedziczenia, wskazując:
- numer wpisu,
- dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę dokonanego wpisu.
Zarejestrowanie aktu poświadczenia dziedziczenia nie nastąpi, jeżeli akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie w przedmiocie stwierdzenia nabycia spadku dotyczące tego samego spadku zostały już wpisane do Rejestru Spadkowego.
Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia posiada skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.
Oryginały aktów notarialnych są przechowywane w kancelarii notarialnej przez okres dziesięciu lat. Po tym okresie są one przekazywane do sądu rejonowego właściwego dla miejsca urzędowania danej kancelarii.
Zaznaczyć trzeba, że oryginały aktów poświadczenia dziedziczenia nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania. Ich wypisy mogą być wydane organom państwowym oraz tym osobom, które wykażą istnienie w tym względzie swojego interesu prawnego.
Na odmowę w powyższym przedmiocie osoba zainteresowana może wnieść zażalenie. Termin do jego złożenia wynosi siedem dni:
- od daty doręczenia uzasadnienia odmowy,
- jeżeli go nie zażądała – od dnia, w którym się o niej dowiedziała.
Zażalenie powinno zostać skierowane do sądu okręgowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii właściwego notariusza, za jego pośrednictwem.
Notariusz, jest zobowiązany ustosunkować się do zażalenia w terminie kolejnego tygodnia i wraz z zażaleniem przedstawić swoje stanowisko sądowi oraz doręczyć je osobie zainteresowanej, chyba że sporządził i doręczył jej już uzasadnienie w tym przedmiocie.
Sąd rozpoznaje zażalenie na rozprawie, stosując odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu nieprocesowym.
Notariusz może także, jeżeli uzna zażalenie za oczywiście słuszne, dokonać stronie wydania odpisu aktu poświadczenia dziedziczenia – w takim przypadku nie nadaje on temu środkowi odwoławczemu dalszego biegu.
Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia może zostać uchylony przez sąd spadku, w przypadku gdy w odniesieniu do tego samego spadku zostało wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
Jeśli doszło do zarejestrowania dwóch lub więcej aktów poświadczenia dziedziczenia w odniesieniu do tego samego spadku, sąd spadku na wniosek zainteresowanego uchyli wszystkie akty poświadczenia dziedziczenia i wyda odpowiednie postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.