Procedurę notarialnego poświadczania dziedziczenia reguluje ustawa z dnia z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (j.t. Dz. U. z 2020 r., poz. 1192 z późn. zm.). Zgodnie z jej art. 95a – notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego.
Nie jest dopuszczalne sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia:
1) na podstawie testamentów szczególnych, a więc ustnych, podróżnych oraz wojskowych,
2) gdy w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone,
3) gdy spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej, albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą,
4) w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
Do uczestniczenia w postępowaniu przed notariuszem uprawnione są tylko i wyłącznie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne. Odrzucenie spadku lub zapisu windykacyjnego oraz uznanie za niegodnego powoduje utratę takiego statusu.
Czynności notarialne w przedmiotowym przypadku obejmują przede wszystkim sporządzenie protokołu dziedziczenia, a następnie aktu poświadczenia dziedziczenia,
Sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia notariusz niezwłocznie wpisuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do rejestru aktów poświadczenia, prowadzonego przez Krajową Radę Notarialną.
Podkreślenia wymaga fakt, iż zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia posiada skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.